كيف أوزّع محادثات العملاء على الموظفين تلقائيًا؟
فريق عربي بوتشريك Meta الرسمي · نكتب من بيانات منصتنافي هذه الصفحة 4
الإجابة المختصرة
من «إدارة الفريق» ← «توزيع المحادثات» تختار طريقة التوزيع: بالتساوي بالدور، أو للمتصلين الآن، أو بالشيفتات، أو للأقل انشغالًا. فيُحدَّد لكل محادثة تدخل موظف فورًا ويصله إشعار، وتختار أين يعمل التوزيع، ومتى يُحدَّد الموظف، وماذا يحدث إن تأخر في الرد، وهل يرى كل موظف محادثاته فقط.
الخطوات في لوحة عربي بوت
- افتح التوزيع
من القائمة الجانبية افتح «إدارة الفريق» ← «توزيع المحادثات». إن لم يكن لديك موظفون بعد تظهر «لا يوجد موظفون بعد» فأضفهم أولًا.
- اختر طريقة التوزيع
في «طريقة التوزيع»: «بالتساوي بالدور» محادثة لكل موظف بالترتيب، و«للمتصلين الآن» بالدور بين من فتح لوحته أو التطبيق في آخر ٣ دقائق، و«بالشيفتات» بين من وقت عمله الآن، و«للأقل انشغالًا» لمن لديه أقل محادثات مفتوحة؛ أو «بدون توزيع» ليسندها المدير يدويًا.
- حدد أين يعمل
في «أين يعمل التوزيع» اختر القنوات، ثم كل صفحاتها وأرقامها أو بعضها. ما تتركه يبقى كما يصل، بلا توزيع.
- اضبط القواعد
في «القواعد»: متى يُحدَّد الموظف («كل محادثة جديدة» أو «عند التحويل من البوت»)، وما يحدث «إذا لم يكن أحد متاحًا»، و«إعادة التوزيع عند التأخر» بعد 5 دقائق إلى ساعة، و«العميل العائد لنفس الموظف»، و«كل موظف يرى محادثاته فقط».
- رتّب الموظفين
في «الموظفون» حدد من «في الدور» ومن «مشغول»، و«الحد» الأقصى للمحادثات المفتوحة (0 = بلا حد)، و«الشيفتات» بأيام العمل وساعاته، و«أدخلني في الدور» إن أردت أن تصلك محادثات. ثم «احفظ التوزيع».
ما يجب أن تعرفه
- يُحدَّد لكل محادثة موظف واحد فورًا ويصله إشعار، والمحادثة التي يتولاها موظف تبقى معه ولا يأخذها التوزيع منه.
- إعادة التوزيع عند التأخر تنقل المحادثة للتالي في الدور ويصله إشعار، مرتين كحد أقصى.
- الموظف مرشح فقط إن كان في الدور، وغير مشغول، وتحت حده الأقصى، ودوره يغطي الرقم أو الصفحة أو الموقع الذي جاءت منه المحادثة.
- الأوقات بتوقيت حسابك، والشيفت الذي يعبر منتصف الليل (مثل ٢٢:٠٠ إلى ٠٦:٠٠) يُحسب ليومه.
- هذه الإعدادات لصاحب الحساب وحده، والموظف يغيّر حالته إلى «مشغول» من لوحته فلا تصله محادثات جديدة.
أسئلة قريبة
«الموظفين بيطنشوا الرسايل» — ماذا لو لم يرد الموظف؟
فعّل «إعادة التوزيع عند التأخر» واختر المدة، فتنتقل المحادثة للتالي في الدور ويصله إشعار. وتجد في الصفحة «محادثات مفتوحة بلا موظف» لتعرف ما فات.
هل يمكن ألا يرى الموظف محادثات زملائه؟
نعم، بخيار «كل موظف يرى محادثاته فقط»: لا يرى الموظف محادثات زملائه ولا المحادثات غير المسندة.
هل يعمل التوزيع مع الوكيل الذكي؟
نعم؛ إن اخترت «عند التحويل من البوت» يرد الوكيل أولًا، وحين يحوّل المحادثة للفريق يُحدَّد لها موظف. التحويل إلى موظف.
للتفصيل
جرّب الوكيل قبل أن تدفع شيئًا
الوكيل الذي يرد على عملائك هو نفسه الذي يرد عليك الآن: اسأله من زر الدردشة هنا أو على واتساب. وحسابك مجاني بلا بطاقة ائتمان، والتجربة المجانية على رقمك أو صفحتك تُفعَّل بعد التواصل مع الإدارة على واتساب خدمة العملاء.