Comment répartir automatiquement les conversations des clients dans mon équipe ?

Les étapes dans le tableau de bord ArabyBot

1. Ouvrez la répartition

   Dans la barre latérale, ouvrez « Gestion de l'équipe » → « Répartition des conversations ». Si vous n'avez pas encore de membres, « Pas encore de membres » s'affiche : ajoutez-les d'abord.

2. Choisissez comment répartir

   Sous « Comment répartir » : « À tour de rôle » donne une conversation à chaque membre dans l'ordre, « En ligne maintenant » tourne parmi ceux qui ont ouvert le tableau de bord ou l'application dans les 3 dernières minutes, « Par équipes horaires » parmi ceux dont c'est l'heure de travail, et « Le moins occupé » à celui qui a le moins de conversations ouvertes ; ou « Pas de répartition » pour que le responsable attribue à la main.

3. Définissez où elle s'applique

   Sous « Où s'applique la répartition », choisissez les canaux, puis toutes leurs pages et tous leurs numéros ou une partie seulement. Ce que vous laissez de côté arrive tel quel, sans répartition.

4. Définissez les règles

   Sous « Règles » : quand le membre est choisi (« Chaque nouvelle conversation » ou « Au transfert par le bot »), ce qui se passe « Si personne n'est disponible », « Réattribuer en cas de lenteur » après 5 minutes à une heure, « Client qui revient vers le même membre », et « Chaque membre ne voit que ses conversations ».

5. Organisez l'équipe

   Sous « Membres de l'équipe », définissez qui est « Dans la rotation » et qui est « Occupé », le maximum de conversations ouvertes (« Plafond », 0 = pas de plafond), les « Équipes horaires » avec jours et heures de travail, et « Me mettre dans la rotation » si vous voulez aussi recevoir des conversations. Puis « Enregistrer la répartition ».

Ce que vous devez savoir

• Chaque conversation reçoit aussitôt un membre, qui est prévenu ; une conversation qu'un membre détient reste avec lui et la répartition ne la lui retire jamais.
• La réattribution en cas de lenteur fait passer la conversation au suivant dans l'ordre et le prévient, au maximum deux fois.
• Un membre n'est candidat que s'il est dans la rotation, non occupé, sous son plafond, et que son rôle couvre le numéro, la page ou le site d'où vient la conversation.
• Les heures sont dans le fuseau horaire de votre compte, et une équipe horaire qui passe minuit (par exemple de 22 h 00 à 06 h 00) compte pour son propre jour.
• Ces réglages sont réservés au propriétaire du compte ; un membre de l'équipe se met lui-même en « Occupé » depuis son tableau de bord pour ne plus recevoir de nouvelles conversations.

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